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无论你喜欢与否，电子邮件都不会消失，尤其是在职场。2014年，我们每人每天平均收发电子邮件121份，其中，商务电子邮件发送量占全球邮件总量的55%。
面对满天飞的电子消息，人们难免会犯错。从对主题栏的困惑不解，到表情符号的不当使用，大多数职员还远远不能将专业的电子邮件应用自如。
针对人们写电邮时普遍存在的挫败感，《哈佛商业评论》（Harvard Business Review）编写了一份指南，旨在帮助每个人写出更好的邮件。
紧扣主题
《哈佛商业评论》中写道，主题栏应使用简炼的描述性语言，强调邮件的目的。如果说主题栏是吸引读者眼球的关键，那么字体就是保持读者注意力的基础。《哈佛商业评论》建议采用简洁易懂的粗体字（比如Arial体、Helvetica体和Verdana体），且一篇文章不能超过三种字体。
文笔活泼
在专业的邮件中，表情符号只有在通信双方都用的情况下才行得通。错别字也不一定代表着世界末日。《哈佛商业评论》写道，高层管理者战略性地运用拼写错误也许是一种聪明的做法，这样能传递真情实感，也能让邮件看起来不像是刻意起草的信息。然而，“感情真挚”与“不够专业”之间的界定难以把握，因此，在故意使用错别字之前要三思。
专注语法
如果你正在发出早上的第27封邮件，你会很容易遗漏标点符号或忘记大写“I”。别犯这种错误。花一点点时间润色全文，再小的细节也不放过。这不仅能减轻读者的负担，你也不用花费额外的时间来澄清你的意图。
为了不使读者感到恼怒，你的邮件需要保持简短而有条理。有些专家建议，邮件的篇幅应该控制在一页显示屏范围之内。就算在一封简短的邮件中，也不能让段落过于冗长。要标记出重点文字，并按文意进行分段。更重要的是，要清晰明了、直截了当，这样能节省每个人的时间。
反复斟酌
《哈佛商业评论》写道，在点击“发送”按钮之前，再检查一遍以确保你的收件人确实需要这封邮件。有需要时，可以将邮件抄送他人，但不要秘密抄送，除非你确定密送很有必要。不然这会让你留下不够谨慎的坏名声。
虽然邮件已成为一种重要的交流方式，但也要记住，有时面对面讲话或者打一通简短的电话才是最好的。如果发生了冲突或是不好的事，文字消息的含义会因为读者情感状态的不同而与原始含义产生偏差。这种情况下，双方见面，或是通过手机或Skype（网络电话）通话能够有效化解紧张气氛。
毕竟，比起电脑屏幕上抽象的字符，人们在直接面对面打交道的时候会更加礼貌，更加相互理解。
原文选自：BBC
译者：爱新闻 黄心喻
